Szkoła Podstawowa im. Adama Wodziczki w Rogalinku Biuletyn Informacji Publicznej

1. I.              Przepisy ogólne

1. Postępowania o udzielanie zamówień publicznych w Szkole Podstawowej w Rogalinku  prowadzone są w oparciu o następujące akty prawne:

1.1         z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych

1.2         ustawę z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych

1.3         ustawę z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług

1.4         ustawę z dnia 5 lipca 2001 r. o cenach

1.5         ustawę z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

2.Podmiotem zamawiającym w rozumieniu Ustawy jest Szkoła Podstawowa w Rogalinku reprezentowana przez Dyrektora Szkoły

3.Posiadane środki, zgodnie z ustawą o finansach publicznych, powinny być wydatkowane w sposób oszczędny i celowy, zgodnie z zasadą osiągnięcia najlepszych efektów z danych nakładów.

4.Dyrektor będzie nadzorować prawidłowość stosowania przepisów, o których mowa w punkcie 1 niniejszego Regulaminu.

5.Za organizację, wdrożenie i nadzór nad prawidłowym stosowaniem w Szkole Podstawowej w Rogalinku przepisów dotyczących zamówień publicznych odpowiada Dyrektor, koordynując ten zakres przy pomocy księgowego szkoły.

II.            Czynności Dyrektora

1. Posiadane środki, zgodnie z ustawą o finansach publicznych, powinny być wydatkowane w sposób oszczędny i celowy, zgodnie z zasadą osiągnięcia najlepszych efektów z danych nakładów.
2. Dyrektor będzie nadzorować prawidłowość stosowania przepisów, o których mowa w punkcie 1 niniejszego Regulaminu.
3. Za organizację, wdrożenie i nadzór nad prawidłowym stosowaniem w Szkole Podstawowej w Rogalinku przepisów dotyczących zamówień publicznych odpowiada Dyrektor, koordynując ten zakres przy pomocy księgowego szkoły.

Czynności realizowane przez Dyrektora obejmują:

1. Podjęcie decyzji o wszczęciu procedury udzielenia zamówienia publicznego, zgodnie z wymogami Ustawy, w tym o trybie udzielenia zamówienia publicznego,
2. Zatwierdzanie wszelkich działań podejmowanych przez księgowego szkoły.
3. Sporządzanie i przekazywanie sprawozdania o udzielonych zamówieniach oraz przekazania rejestru zamówień podlegających przepisom Ustawy, rejestru zamówień, co do których nie stosuje się przepisów Ustawy zgodnie z art. 4 a także rejestru umów na realizację zamówienia publicznego.
4. Dyrektor otrzymuje pełnomocnictwo od organu prowadzącego szkołę do zamówień publicznych.

III.           Czynności Księgowego szkoły wraz z Sekretarką

W zakresie procedur określonych niniejszym Regulaminem oraz Ustawą, księgowy wraz z sekretarką  szkoły zobowiązany jest do:

1. Przygotowywania dokumentów wymaganych przy realizacji procedur zamówień publicznych.
2. Określenia założeń w zakresie wymagań technicznych, jakościowych, gwarancji, terminu realizacji zamówienia i innych zapewniających pełną i właściwą realizację zamówienia, z uwzględnieniem szczegółowej specyfiki przedmiotu zamówienia oraz specyfiki rynku w zakresie danego zamówienia.
3. Przygotowywanie i wydanie niezbędnych do opublikowania ogłoszeń wymaganych Ustawą i niniejszym Regulaminem (Biuletyn Zamówień Publicznych, strona internetowa, tablica ogłoszeń, prasa).
4. Opracowywania, w porozumieniu z gminą, wewnętrznych wzorów dokumentów oraz pieczęci stosowanych w procedurach udzielania zamówień publicznych.
5. Kontroli poziomu wykonania zamówień publicznych w zakresie dostaw, usług i robót budowlanych i informowania Dyrektora o poziomie ich wykonania.
6. Dokumentowania postępowań o udzielenie zamówienia poprzez sporządzanie pisemnego protokołu.
7. Czynnej współpracy z gminą w zakresie:

7.1         opracowania wzoru umowy na realizację zamówienia będącego przedmiotem postępowania

7.2         przygotowania i zawarcia umów, będących wynikiem zakończenia procedur o udzielenie zamówienia publicznego

8.Rejestrowania informacji o niewłaściwym wykonaniu umowy przez wykonawcę.

9.Prowadzenia rejestru umów na realizację zamówienia publicznego.

10. Umieszczenie ogłoszeń o przetargach, ogłoszeń o wynikach przetargów, bieżących ogłoszeń.

IV.          Przygotowanie i przeprowadzenie postępowań
Przepisy wspólne dla wszystkich rodzajów postępowań.

1. Księgowy szkoły wraz z sekretarką przekazuje Dyrektorowi do zatwierdzenia ogłoszenia lub zaproszenie do składania ofert (w przypadku przetargu nieograniczonego, ograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem, negocjacji bez ogłoszenia, zapytania o cenę) a w przypadku aukcji elektronicznej ogłoszenie, które zostanie opublikowane na stronie internetowej szkoły oraz na stronie, na której będzie prowadzona aukcja.
2. Sekretarka wykonuje czynności związane z prowadzeniem postępowania, a w szczególności prowadzenie korespondencji z wykonawcami.
3. W przypadkach wymaganych przepisami Ustawy, Dyrektor powołuje odpowiednią Komisję i ustala regulamin jej pracy.
4. Dyrektor zatwierdza ostateczne rozstrzygnięcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
5. Po ostatecznym rozstrzygnięciu postępowania, sekretarka szkoły  przygotowuje umowę i przedkłada stronom do zawarcia umowę o udzielenie zamówienia publicznego oraz dokonuje rejestracji zamówienia w jednym z prowadzonych rejestrów.
6. Księgowy wraz z sekretarką szkoły przechowuje pełną dokumentację (w szczególności oferty, protokoły oraz umowy) dotyczącą postępowania.

1. V.           Przetarg nieograniczony

1. Księgowy wraz z sekretarką szkoły sporządza wniosek i przekazuje go do zatwierdzenia Dyrektorowi.
2. W dalszej części postępowania stosuje się przepisy wspólne dla wszystkich postępowań.

1. VI.          Przetarg ograniczony

1. Księgowy wraz z sekretarką sporządza ogłoszenie o negocjacjach.
2. Dyrektor zatwierdza treść ogłoszenia.
3. Po złożeniu wniosków przez wykonawców o dopuszczenie do udziału w postępowaniu Komisja ocenia wnioski na posiedzeniu niejawnym i zaprasza do negocjacji tych wykonawców, którzy spełniają warunki określone w ogłoszeniu.
4. Komisja negocjuje warunki umowy w sprawie zamówienia publicznego z wybranymi wykonawcami.
5. Komisja zaprasza do składania ofert tych wykonawców, z którymi były prowadzone negocjacje.
6. Dyrektor zatwierdza zaproszenie do składania ofert.
7. W dalszej części postępowania stosuje się przepisy wspólne dla wszystkich trybów.

 VII. Negocjacje z ogłoszeniem

W przypadku zatwierdzenia trybu Księgowy przystępuje do realizacji procedury.

1. Księgowy wraz z sekretarką sporządza ogłoszenie o negocjacjach.
2. Dyrektor zatwierdza treść ogłoszenia.
3. Po złożeniu wniosków przez wykonawców o dopuszczenie do udziału w postępowaniu Komisja ocenia wnioski na posiedzeniu niejawnym i zaprasza do negocjacji tych wykonawców, którzy spełniają warunki określone w ogłoszeniu.
4. Komisja negocjuje warunki umowy w sprawie zamówienia publicznego z wybranymi wykonawcami.
5. Komisja zaprasza do składania ofert tych wykonawców, z którymi były prowadzone negocjacje.
6. Dyrektor zatwierdza zaproszenie do składania ofert.
7. W dalszej części postępowania stosuje się przepisy wspólne dla wszystkich trybów.

VIII.       Negocjacje bez ogłoszenia

W przypadku zatwierdzenia trybu Księgowy wraz z sekretarką przystępuje do realizacji procedury.

1. Księgowy wraz z sekretarką sporządza propozycję zaproszenia do udziału w negocjacjach bez ogłoszenia.
2. Dyrektor zatwierdza zaproszenie do negocjacji.
3. Komisja prowadzi z każdym wykonawcą negocjacje dotyczące zamówienia publicznego.

IX.          Zamówienie z wolnej ręki

W przypadku zatwierdzenia trybu Księgowy przystępuje do realizacji procedury.

1. Księgowy wraz z sekretarką sporządza propozycję zaproszenia do rokowań wraz z opisem dokumentów wymaganych od wykonawcy.
2. Dyrektor zatwierdza zaproszenie do rokowań.
3. Komisja przeprowadza rokowania z wykonawcą.
4. Dyrektor zatwierdza wynik rokowań przeprowadzonych przez Komisję.

1. X.           Zapytanie o cenę

W przypadku zatwierdzenia trybu Księgowy przystępuje do realizacji procedury.

1. Księgowy wraz z sekretarką sporządza zaproszenie do składania ofert.
2. Dyrektor zatwierdza zaproszenie.
3. Zaproszenie do składania ofert są przekazywane wybranym wykonawcom.
4. W dalszej części postępowania stosuje się przepisy wspólne dla wszystkich trybów.

XI.          Licytacja elektroniczna

1. Księgowy sporządza ogłoszenie o aukcji elektronicznej.
2. Po złożeniu wniosków przez wykonawców o dopuszczenie do udziału w postępowaniu Komisja ocenia wnioski na posiedzeniu niejawnym i zaprasza do składania ofert tych wykonawców, którzy spełniają warunki określone w ogłoszeniu.
3. Komisja otwiera i prowadzi aukcję elektroniczną, zgodnie z wymogami ustawowymi.

XII.         Zasady prowadzenia ewidencji zamówień publicznych

1. Udzielanie zamówień publicznych podlega rejestracji w następujących rejestrach:
   1. rejestr zamówień, co do których nie stosuje się przepisów Ustawy, zgodnie z art. 4,
   2. rejestr zamówień podlegających przepisom Ustawy.
2. Rejestry, o których mowa w punkcie 1 prowadzi sekretarka.
3. Rejestr zamówień, co do których nie stosuje się przepisów Ustawy, zgodnie z art. 4, powinien zawierać następujące informacje dotyczące określonego zamówienia:
   1. liczbę porządkową i datę wpisu,
   2. przedmiot zamówienia i jego rodzaj (dostawy, usługi, roboty budowlane),
   3. kod Wspólnego Słownika Zamówień,
   4. podstawę prawną zwolnienia z obowiązku stosowania przepisów Ustawy,
   5. nazwę i adres kontrahenta,
   6. numer i datę zawarcia umowy, jeżeli zostaje zawarta,
   7. datę obowiązywania umowy,
   8. należność z umowy,
4. Faktura lub umowa potwierdzająca udzielenie zamówienia, co do którego nie stosuje się przepisów Ustawy, zgodnie z art. 4, powinna zawierać: art. Ustawy, na podstawie którego udzielono zamówienia oraz kod Wspólnego Słownika Zamówień.
5. Rejestr zamówień podlegających przepisom Ustawy powinien zawierać następujące informacje dotyczące danego zamówienia:
   1. liczbę porządkową i datę wpisu,
   2. przedmiot zamówienia i jego rodzaj (dostawy, usługi, roboty budowlane),
   3. kod Wspólnego Słownika Zamówień,
   4. datę złożenia wniosku oraz datę rozstrzygnięcia postępowania,
   5. informację, jakim trybem przeprowadzono postępowanie o udzielenie zamówienia,
   6. sygnatury akt oraz daty wydania ewentualnych decyzji Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych,
   7. informacje na temat złożonych protestów i odwołań,
   8. nazwę i adres kontrahenta,
   9. numer i datę zawarcia umowy,
   10. datę obowiązywania umowy,
   11. należność z umowy,
   12. numer i datę wystawienia faktury, należność z faktury,
6. Faktura potwierdzająca udzielenie zamówienia, do którego stosuje się przepisy Ustawy powinna zawierać: art. Ustawy, na podstawie którego udzielono zamówienia, znak sprawy, kod Wspólnego Słownika Zamówień, numer umowy.
7. Dokumentacja dotycząca udzielonych zamówień (zwłaszcza ofert, protokołów i umów) przechowywane jest w Szkole Podstawowej w Rogalinku przez okres 5 lat w sposób gwarantujący ich nienaruszalność, przy zachowaniu tajemnicy służbowej.